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Datenschutzhinweise – ElektroGenius Berichtsheft

Stand: November 2026

1. Verantwortlicher

Safin Deler Yezdin Al Ali, ElektroGenius, Nördlinger Str. 1, 51103 Köln, E-Mail: info@elektrogenius.de. Weitere Angaben im Impressum.

2. Welche Daten wir verarbeiten

  • Kontodaten: E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert).
  • Ausbildungsdaten: Ausbildungsberuf, Betrieb, Ausbildungszeitraum, Ausbildungsjahr, Berufsschule, zuständige Stelle, deine Lernfelder und häufigen Tätigkeiten.
  • Berichtsinhalte: Tätigkeiten (auch mit Stunden), Berufsschulinhalte, Unterweisungen, Tagesübersicht, Bemerkungen, Fotos mit Beschriftung, Kommentare und Freigabeverlauf.
  • Bei Ausbilderkonten zusätzlich: Name und Ort des Ausbildungsbetriebs, verschickte Einladungen.
  • Technische Daten: Sitzungs-Cookie, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Sicherheitsprotokoll (z. B. Anmeldungen, Freigaben, Löschungen). Beim Aufruf der Seite verarbeitet der Hosting-Anbieter technisch bedingt deine IP-Adresse. Für den Schutz vor zu vielen Anmeldeversuchen speichern wir sie nur pseudonymisiert und löschen diese Einträge nach spätestens 2 Tagen. Technische Fehlermeldungen speichern wir bereinigt, ohne E-Mail-Adressen und Berichtstexte.
  • Anfragen an uns (Support, „Vorführung anfragen“): Name, E-Mail-Adresse, Betrieb und deine Nachricht.

Zweck ist die Bereitstellung des digitalen Berichtshefts (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sicherheitsprotokolle und Missbrauchsschutz beruhen auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Anfragen beantworten wir zur Durchführung oder Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. aus unserem berechtigten Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ohne E-Mail-Adresse, Namen und Passwort können wir kein Konto anlegen. Alle übrigen Angaben (z. B. Berufsschule, Fotos, Bemerkungen) sind freiwillig.

3. Wer Zugriff hat

  • Du selbst auf alle deine Daten.
  • Ausbilder nur dann, wenn du ihre Einladung angenommen hast – und nur auf eingereichte Berichte, niemals auf Entwürfe.
  • Administratoren verwalten Konten, sehen aber keine Berichtsinhalte. Admin-Aktionen werden protokolliert.
  • Daten verschiedener Ausbildungsbetriebe sind strikt voneinander getrennt.

4. Cookies

Wir setzen nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie für die Anmeldung. Es gibt kein Tracking, keine Werbung, keine KI-Dienste und keine eingebundenen Dienste von Dritten. Schriften werden lokal ausgeliefert. Dein gewähltes Farbschema und noch nicht gespeicherte Eingaben werden nur lokal in deinem Browser abgelegt.

4b. Fotos

Fotos an Berichten sind freiwillig. Beim Hochladen verkleinern wir sie und entfernen alle eingebetteten Metadaten wie Aufnahmeort (GPS), Kameramodell und Aufnahmezeit. Fotos sehen nur du und – sobald du den Bericht einreichst – deine zugeordneten Ausbilder. Administratoren haben keinen Zugriff. Gespeichert werden sie beim Hosting-Anbieter (siehe Auftragsverarbeiter) und gelöscht, wenn du das Foto, den Bericht oder dein Konto löschst. Bitte fotografiere keine Personen ohne deren Einverständnis und keine vertraulichen Unterlagen deines Betriebs.

5. Auftragsverarbeiter

  • Hosting der Anwendung: Vercel Inc., USA (Serverregion Frankfurt, fra1)
  • Datenbank: Neon, Inc., USA (Serverregion Frankfurt, AWS eu-central-1)
  • E-Mail-Versand: united-domains GmbH, Starnberg (Deutschland)

Mit diesen Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Anwendung und Datenbank laufen in Rechenzentren in Frankfurt am Main. Die Anbieter von Hosting und Datenbank haben ihren Hauptsitz in den USA. Soweit dabei Daten in die USA gelangen können, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US-Datenschutzrahmen (Data Privacy Framework), unter dem diese Anbieter nach eigenen Angaben zertifiziert sind, sowie auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO).

6. Speicherdauer

Deine Daten speichern wir, solange dein Konto besteht. Löschst du dein Konto, werden Profil, Berichte, Kommentare und Sitzungen sofort gelöscht. Sicherheitsprotokolle ohne Berichtsinhalte werden nach spätestens 12 Monaten gelöscht, Fehlerprotokolle nach 90 Tagen, nicht angenommene Einladungen 30 Tage nach Ablauf. Datensicherungen werden rollierend überschrieben. Anfragen an uns bewahren wir auf, solange sie für die Bearbeitung und mögliche Rückfragen nötig sind. Rechnungen und Vertragsunterlagen von Betrieben bewahren wir so lange auf, wie es das Handels- und Steuerrecht vorschreibt.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Einen vollständigen Datenexport und die Kontolöschung findest du direkt in den Einstellungen. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine formlose Nachricht an info@elektrogenius.de genügt.

8. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden mit scrypt gehasht, Sitzungs- und Einmal-Tokens nur als Hash gespeichert. Alle Berechtigungen werden serverseitig geprüft.